As principais fontes na pesquisa genealógica são os chamados registos vitais: nascimento, casamento e óbito. Dependendo dos anos em que estes eventos ocorreram, estes tomam a forma de registos paroquiais ou registo civil.
Os registos paroquiais
Embora existam casos esporádicos anteriores, a obrigação de manter registos paroquiais em todas as igrejas surge na sessão de 11 de Novembro de 1563 do Concílio de Trento, que decretou:
Terá o pároco um livro, no qual escreverá os nomes dos esposos, e das testemunhas, e o dia, e lugar em que o Matrimónio se contrai, cujo livro guardará em seu poder com cuidado.
O pároco, antes que chegue a administrar o Baptismo, perguntará com cuidado àqueles, a quem pertence, qual, ou quais elegeram, para receberem o Baptizado da Sagrada Fonte; e a esse, ou esses somente admitirá a receberem o baptizado, e lançará seus nomes no livro, […].
Antes disso, já a Constituição Diocesana de Lisboa, de 25 de Agosto de 1536 obrigava ao registo dos baptismos na área desta Diocese. Em 17 de Junho de 1614, o Ritual Romano de Paulo V expandiu o registo de baptismos e casamentos introduzindo o registo dos óbitos. Só uns séculos mais tarde, com o Decreto de 16 de Maio de 1832 é que surge em Portugal a tentativa de criar um Registo Civil independente da Igreja Católica, estendendo aos cidadãos não-católicos o direito de registo. No entanto, e apesar de legislação sucessiva como o Decreto de 18 de Julho de 1835 e os Códigos Administrativos de 1836 e de 1842 que confiavam a cada Administração de Concelho a organização do Registo Civil, o facto é que esta encontrou grandes dificuldades em se concretizar. O Decreto de 19 de Agosto de 1859 acabou por reconhecer a vantagem de manter o registo paroquial, e com a imposição de uma estrutura uniforme ajudou a melhorar significativamente o mesmo. O Estado Português acaba por desistir de manter um Registo Civil exclusivamente laico com o Decreto de 28 de Novembro de 1878, em que entrega aos párocos a tarefa de registo da maioria da população, limitando aos Administradores de Concelho os actos de Registo Civil respeitantes à minoria não-católica. Esta situação perduraria até ao final da Monarquia. A maioria dos livros até 1911 foi entregue ao Estado, sendo que os livros posteriores a esta data encontram-se nos Arquivos Diocesanos ou na paróquia de origem. A Igreja Católica continua a elaborar registos paroquiais, mas já sem o carácter de registo de cidadãos que antes possuíam.
O Registo Civil após 1911
Com a proclamação da República, o Estado Português consegue finalmente, com a publicação do Código de 18 de Fevereiro de 1911, impor a existência de um Registo Civil laico. Este código, além de obrigar ao uso do registo civil para registar os actos de nascimento, casamento e óbito (entre outros), dita a primazia do registo civil sobre a versão religiosa. A obrigatoriedade da entrega de todos os livros paroquiais para uso nas Conservatórias do Registo Civil decretada nos artigos 7º e 8º deste código, é o motivo para que esses livros se encontrem actualmente nos acervos dos Arquivos Distritais. Mais tarde, em 1932 surge uma versão melhorada deste código, e a realização em 1940 da Concordata entre Portugal e a Santa Sé reintroduziu o reconhecimento das cerimónias religiosas, obrigando no entanto à transcrição do assento paroquial nos livros do Registo Civil da Conservatória da área dessa paróquia. A versão seguinte, de 1958, no seu artigo 37º estipula que "os livros de registos que tenham mais de cem anos […], serão remetidos de cinco em cinco anos" para os Arquivos. Esta obrigação manteve-se, com algumas alterações ao agora artigo 38º, no código de 1995. Em 2007 este artigo foi revogado, passando a vigorar o artigo 15º do Decreto-Lei 324/2007 de 28 de Setembro:
- Os livros cujos registos tenham sido objecto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais.
- O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenha decorrido, à data do último assento:
- Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito;
- Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamento;
- Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos.
- [...]
Para mais informações, aconselha-se a consulta de informação mais detalhada no Instituto dos Registos e do Notariado.